Laatste update: 27 augustus 2026
Deze pagina beschrijft wat de website xtra-easy.com met uw gegevens doet: wat hij verzamelt, waarom, wie ze nog meer ontvangt en hoelang wij ze bewaren. Zij is geschreven op basis van wat de website werkelijk doet, ook wanneer het eerlijke antwoord "dat doen wij nog niet" is.
Xtra Copy, Rue de l'Yser 11, 7500 Doornik, België. Ondernemings- en btw-nummer: BE 0700.366.625.
Met al uw vragen over uw gegevens kunt u schrijven naar administration@xtracopy.com. De website heeft geen contactformulier: de hier vermelde adressen openen uw e-mailprogramma.
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: onze activiteit verplicht ons daar niet toe.
Om een account aan te maken hebben wij uw voornaam, uw naam, uw e-mailadres en een wachtwoord nodig. U kunt er een bedrijf, een btw-nummer, een adres en een telefoonnummer aan toevoegen: die velden zijn facultatief en dienen om uw bestellingen en uw facturen vooraf in te vullen.
Uw wachtwoord wordt nooit als zodanig bewaard: er wordt alleen een onomkeerbare vingerafdruk van bijgehouden, een zogenaamde hash, en niemand bij ons kan het lezen.
Als u een btw-nummer invoert, wordt het gecontroleerd bij het Europese VIES-register, dat ons de maatschappelijke benaming en het adres terugstuurt zodat u ze niet hoeft te typen.
U kunt ook inloggen met Google of Facebook. Wij ontvangen dan uw e-mailadres en uw naam, niets anders, en wij bewaren de identificatiecode van het gebruikte account om u daarna te herkennen.
Zodra u ingelogd bent, bewaart uw browser een sessietoken dat één uur geldig is, of zeven dagen als u "onthoud mij" aanvinkt. Het bevat uw contactgegevens om uw naam en uw saldo’s te tonen zonder bij elke pagina de server opnieuw te bevragen.
Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst die tussen ons ontstaat zodra u een account aanmaakt.
Om te bestellen vragen wij uw voornaam, uw naam, uw e-mailadres en, bij levering, uw volledige adres. Levering is mogelijk in België en in Frankrijk; bij afhaling vervangt het adres van de winkel het uwe.
U kunt een vrije opmerking voor het atelier toevoegen. Ze wordt door ons team gelezen: schrijf er niets in wat u niet aan de balie zou zeggen.
Elke bestelling wordt bewaard met alle details (formaten, papiersoorten, afwerkingen, hoeveelheden, bedragen), de stand van zaken en, in voorkomend geval, de volglink. Dat is het spoor van wat u besteld hebt, nuttig bij een klacht.
Rechtsgrond: de uitvoering van uw bestelling, daarna onze boekhoudkundige verplichtingen voor wat bewaard moet blijven.
Uw af te drukken bestanden worden onder een herschreven naam naar onze server gestuurd. Voor de fotomozaïek verlaten uw foto’s nooit uw toestel: het eindbeeld wordt in uw browser samengesteld, en alleen dat bereikt ons.
Zij worden niet onbeperkt bewaard. Een periodieke opruiming, die in het beheer van de site is geactiveerd, verwijdert ze op de volgende vervaldagen:
Die opruiming passeert slechts één keer per ingesteld interval, momenteel vierentwintig uur, en naar aanleiding van de bezoeken aan de site: een bestand wordt dus uiterlijk één interval na de betrokken vervaldag verwijderd. Uw af te drukken bestanden worden aan niemand doorgegeven: noch aan een betaaldienstverlener, noch aan een vervoerder of zijn tussenpersoon, noch aan een externe drukdienst. Wat naar onze verzendtussenpersoon gaat, zijn uw leveringsgegevens, nooit uw bestanden, zoals punt 11 uitlegt.
Rechtsgrond: de uitvoering van uw bestelling.
De onlinebetaling verloopt via Stripe, dat betaling met bankkaart of kredietkaart, Bancontact en PayPal aanbiedt. U wordt naar zijn beveiligde pagina doorgestuurd: geen enkel kaartnummer bereikt onze servers en wij bewaren er ook geen.
Stripe ontvangt uw e-mailadres, uw naam, de omschrijving en het bedrag van de bestelling. Noch uw postadres, noch uw bestanden.
Rechtsgrond: de uitvoering van uw bestelling, en onze wettelijke verplichtingen inzake facturatie.
Elke betaalde bestelling geeft aanleiding tot een factuur, gevoegd bij uw bevestigingsmail en beschikbaar in uw klantenruimte. De PDF wordt niet opgeslagen: hij wordt op verzoek opnieuw opgebouwd.
Als u een btw-nummer hebt, wordt uw factuur automatisch via het Peppol-netwerk verstuurd, het officiële circuit voor elektronische facturatie in België, door tussenkomst van onze dienstverlener Falco. Die ontvangt dan uw naam of uw maatschappelijke benaming, uw btw-nummer, uw e-mailadres, uw adres en het bedrag.
Rechtsgrond: onze wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
U kunt zich vanuit uw klantenruimte op onze nieuwsbrief abonneren. Die kondigt onze nieuwigheden, onze promoties en onze uitzonderlijke openingsuren aan, en gebruikt alleen uw e-mailadres en uw naam.
Niemand wordt er automatisch op ingeschreven: het vakje staat standaard uit en alleen u kunt het aanzetten. U schrijft zich met één klik uit vanuit uw klantenruimte of via de link onderaan elke zending, zonder dat u zich moet verantwoorden. De zendingen vertrekken van onze eigen server: geen enkele e-maildienstverlener krijgt uw adres.
Rechtsgrond: uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
De chatbubbel is een kunstmatige intelligentie, geen persoon, en zij kondigt u dat aan zodra ze opengaat, zoals artikel 50 van de Europese AI-verordening vereist.
Uw bericht, het lopende gesprek, de taal en de geraadpleegde pagina worden naar onze server gestuurd, die ze doorgeeft aan het model van Anthropic dat het antwoord opstelt. Bij ons wordt geen enkel gesprek opgeslagen: de geschiedenis leeft in het tabblad van uw browser en verdwijnt wanneer u het sluit. Uw gesprekken worden niet gebruikt om een model te trainen.
De assistent weet niet wie u bent, hij is aan geen enkel account gekoppeld. Om een bestelling op te volgen eist hij het overeenkomstige nummer en e-mailadres, en antwoordt hij dan alleen met de status, de datum en de wijze van afhaling.
Uw IP-adres dient uitsluitend om het aantal berichten per minuut te beperken. Schrijf in dat venster geen gevoelige gegevens of kaartnummers: bel ons daarvoor op.
Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om u ook buiten de openingsuren te antwoorden, en om de dienst tegen misbruik te beschermen door het aantal berichten te beperken.
De website schrijft geen enkele eigen cookie. Wat hij nodig heeft om te werken, uw sessie en uw winkelmandje, wordt in de opslag van uw browser bewaard.
Drie keuzes worden u afzonderlijk voorgelegd: de publieksmeting (Google Analytics), de reclame (weten welke advertentie u tot hier gebracht heeft) en de kaart met de ligging van de winkel (geleverd door Google). Zolang u niet aanvaard hebt, wordt daarvan niets geladen, zelfs het script van Google niet.
Weigeren kost één klik, precies zoals aanvaarden. Uw keuze wordt met de datum ervan geregistreerd, geldt zes maanden, daarna wordt de vraag u opnieuw gesteld. U kunt ze op elk moment wijzigen, hier of via de link "Cookies" onderaan elke pagina.
Wij bewaren het bewijs van uw keuze: een identificatiecode die uw browser willekeurig aanmaakt, de datum, de versie van de tekst die u te zien kreeg en de aanvaarde of geweigerde doeleinden. Niet uw IP-adres, niet uw account: dat spoor laat niet toe u te herkennen, wel om na te gaan wat er geantwoord werd als iemand het betwist. De wet vraagt ons dat te kunnen aantonen.
Rechtsgrond: uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
Niets daarvan is een cookie, en niets wordt automatisch naar een derde gestuurd:
U kunt alles wissen vanuit de instellingen van uw browser. Uitloggen volstaat voor het sessietoken.
Rechtsgrond: de werking van de dienst die u gevraagd hebt voor wat noodzakelijk is, uw toestemming voor de rest.
Wij verkopen noch verhuren uw gegevens. Zij worden alleen doorgegeven aan de dienstverleners die voor de dienst noodzakelijk zijn:
De in de Verenigde Staten gevestigde dienstverleners vallen onder het adequaatheidsbesluit "EU-US Data Privacy Framework" of, bij gebrek daaraan, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Niemand ontvangt uw af te drukken bestanden en niemand ontvangt uw bankgegevens. Enkel onze verzendtussenpersoon ontvangt uw leveringsgegevens, en alleen wanneer u voor levering kiest.
De werkelijk toegepaste termijnen:
Wij wissen accounts die lang zonder activiteit zijn gebleven nog niet automatisch, en ook de reclameherkomst die aan een oude bestelling gekoppeld is niet. Wij schrijven dat liever op dan u het tegendeel te laten geloven, en u kunt op elk moment de verwijdering vragen.
Rechtsgrond: onze wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen voor de bestellingen en de facturen; ons gerechtvaardigd belang om te kunnen antwoorden op de klacht van een rechthebbende tijdens de verjaringstermijn van de contractuele vorderingen, voor het minimale spoor van een drukbestelling; de uitvoering van uw bestelling voor de rest.
De wachtwoorden worden gehasht en nooit in leesbare vorm opgeslagen. De sleutels van onze dienstverleners worden versleuteld in de database bewaard. De betalingsmeldingen worden via handtekening gecontroleerd voordat ze aanvaard worden, en de toegang tot een bestelling vereist een token.
De website, de database en de mailbox worden in Frankrijk gehost, bij o2switch.
De AVG geeft u het recht om inzage in uw gegevens en een kopie ervan te vragen, de verbetering van wat onjuist is, de wissing (behalve wat de wet ons verplicht te bewaren), de beperking van of het bezwaar tegen een verwerking, de overdraagbaarheid van uw gegevens, en de intrekking van uw toestemming op elk moment.
U verbetert zelf uw contactgegevens via "Mijn gegevens wijzigen", en u schrijft zich uit voor de nieuwsbrief vanuit uw klantenruimte of via de link onderaan elke zending. De verwijdering van het account en de export van de gegevens vraagt u per e-mail aan administration@xtracopy.com: zij zijn nog niet geautomatiseerd. Wij antwoorden binnen een termijn van één maand.
Als ons antwoord u niet voldoet, kunt u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.
Deze pagina volgt wat de website doet. Elke wijziging wordt hier met de datum ervan gepubliceerd.