Dernière mise à jour : 27 août 2026
Cette page décrit ce que le site xtra-easy.com fait de vos données : ce qu'il collecte, pourquoi, qui d'autre le reçoit et combien de temps nous le gardons. Elle est écrite à partir de ce que le site fait réellement, y compris quand la réponse honnête est « nous ne le faisons pas encore ».
Xtra Copy, Rue de l'Yser 11, 7500 Tournai, Belgique. Numéro d'entreprise et de TVA : BE 0700.366.625.
Pour toute question sur vos données, écrivez à administration@xtracopy.com. Le site n'a pas de formulaire de contact : les adresses indiquées ici ouvrent votre logiciel de messagerie.
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données : notre activité ne l'impose pas.
Créer un compte demande votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe. Vous pouvez y ajouter une société, un numéro de TVA, une adresse et un téléphone : ces champs sont facultatifs et servent à préremplir vos commandes et vos factures.
Votre mot de passe n'est jamais conservé tel quel : seule une empreinte irréversible en est gardée, ce qu'on appelle un hachage, et personne chez nous ne peut le lire.
Si vous saisissez un numéro de TVA, il est vérifié auprès du registre européen VIES, qui nous renvoie la raison sociale et l'adresse pour vous éviter de les taper.
Vous pouvez aussi vous connecter avec Google ou Facebook. Nous recevons alors votre adresse e-mail et votre nom, rien d'autre, et nous gardons l'identifiant du compte utilisé pour vous reconnaître ensuite.
Une fois connecté, votre navigateur conserve un jeton de session valable une heure, ou sept jours si vous cochez « se souvenir de moi ». Il contient vos coordonnées pour afficher votre nom et vos soldes sans redemander le serveur à chaque page.
Base légale : l'exécution du contrat qui nous lie dès l'ouverture de votre compte.
Pour commander, nous demandons votre prénom, votre nom, votre e-mail et, en cas de livraison, votre adresse complète. La livraison est possible en Belgique et en France ; en retrait, l'adresse du magasin remplace la vôtre.
Vous pouvez joindre une remarque libre pour l'atelier. Elle est lue par notre équipe : n'y écrivez rien que vous ne diriez pas au comptoir.
Chaque commande est conservée avec son détail (formats, papiers, finitions, quantités, montants), son état d'avancement et, le cas échéant, son lien de suivi. C'est la trace de ce que vous avez commandé, utile en cas de réclamation.
Base légale : l'exécution de votre commande, puis nos obligations comptables pour ce qui doit être conservé.
Vos fichiers à imprimer sont envoyés sur notre serveur sous un nom réécrit. Pour la mosaïque photos, vos photos ne quittent jamais votre appareil : l'image finale est assemblée dans votre navigateur, et c'est elle seule qui nous parvient.
Ils ne sont pas conservés indéfiniment. Un nettoyage périodique, activé dans l'administration du site, les supprime aux échéances suivantes :
Ce nettoyage ne passe qu'une fois par intervalle réglé, actuellement vingt-quatre heures, et à l'occasion des visites du site : un fichier est donc supprimé au plus tard un intervalle après l'échéance qui le concerne. Vos fichiers à imprimer ne sont transmis à personne : ni au prestataire de paiement, ni au transporteur ou à son intermédiaire, ni à un service d'impression extérieur. Ce qui part chez notre intermédiaire d'expédition, ce sont vos données de livraison, jamais vos fichiers, comme l'explique le point 11.
Base légale : l'exécution de votre commande.
Le paiement en ligne passe par Stripe, qui propose la carte, Bancontact et PayPal. Vous êtes redirigé vers sa page sécurisée : aucun numéro de carte n'atteint nos serveurs et nous n'en conservons aucun.
Stripe reçoit votre e-mail, votre nom, le libellé et le montant de la commande. Ni votre adresse postale, ni vos fichiers.
Base légale : l'exécution de votre commande, et nos obligations légales en matière de facturation.
Chaque commande payée donne lieu à une facture, jointe à votre e-mail de confirmation et disponible dans votre espace client. Le PDF n'est pas stocké : il est reconstruit à la demande.
Si vous avez un numéro de TVA, votre facture part automatiquement sur le réseau Peppol, le circuit officiel de facturation électronique en Belgique, par l'intermédiaire de notre prestataire Falco. Il reçoit alors votre nom ou votre raison sociale, votre numéro de TVA, votre e-mail, votre adresse et le montant.
Base légale : nos obligations légales, comptables et fiscales.
Vous pouvez vous abonner à notre lettre d'information depuis votre espace client. Elle annonce nos nouveautés, nos promotions et nos horaires exceptionnels, et n'utilise que votre adresse e-mail et votre nom.
Personne n'y est inscrit d'office : la case est éteinte par défaut et vous seul pouvez l'activer. Vous vous désabonnez d'un clic depuis votre espace client ou par le lien au bas de chaque envoi, sans avoir à vous justifier. Les envois partent de notre propre serveur : aucun prestataire d'emailing n'a accès à votre adresse.
Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
La bulle de discussion est une intelligence artificielle, pas une personne, et elle vous l'annonce dès son ouverture, comme l'exige l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle.
Votre message, la conversation en cours, la langue et la page consultée sont envoyés à notre serveur, qui les transmet au modèle d'Anthropic chargé de rédiger la réponse. Aucune conversation n'est enregistrée chez nous : l'historique vit dans l'onglet de votre navigateur et disparaît à sa fermeture. Vos échanges ne servent pas à entraîner un modèle.
L'assistant ne sait pas qui vous êtes, il n'est relié à aucun compte. Pour suivre une commande, il exige le numéro et l'adresse e-mail correspondants, et ne répond alors que l'état, la date et le mode de retrait.
Votre adresse IP sert uniquement à limiter le nombre de messages par minute. Évitez d'écrire dans cette fenêtre des données sensibles ou un numéro de carte : pour cela, appelez-nous.
Base légale : notre intérêt légitime à vous répondre en dehors des heures d'ouverture, et à protéger le service contre les abus par la limitation du nombre de messages.
Le site n'écrit aucun cookie qui lui soit propre. Ce dont il a besoin pour fonctionner, votre session et votre panier, est rangé dans le stockage de votre navigateur.
Trois choix vous sont proposés séparément : la mesure d'audience (Google Analytics), la publicité (savoir quelle annonce vous a amené jusqu'ici) et la carte du magasin (fournie par Google). Tant que vous n'avez pas accepté, rien de tout cela n'est chargé, pas même le script de Google.
Refuser prend un clic, exactement comme accepter. Votre choix est enregistré avec sa date, vaut six mois, puis la question vous est reposée. Vous pouvez en changer à tout moment, ici ou par le lien « Cookies » en bas de chaque page.
Nous conservons la preuve de votre choix : un identifiant tiré au hasard par votre navigateur, la date, la version du texte qui vous a été montrée et les finalités acceptées ou refusées. Ni votre adresse IP, ni votre compte : cette trace ne permet pas de vous reconnaître, elle permet de vérifier ce qui a été répondu le jour où quelqu'un le conteste. La loi nous demande de pouvoir le démontrer.
Base légale : votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
Rien de tout cela n'est un cookie, et rien n'est envoyé automatiquement à un tiers :
Vous pouvez tout effacer depuis les réglages de votre navigateur. Vous déconnecter suffit pour le jeton de session.
Base légale : le fonctionnement du service que vous avez demandé pour ce qui est nécessaire, votre consentement pour le reste.
Nous ne vendons ni ne louons vos données. Elles ne sont transmises qu'aux prestataires nécessaires au service :
Les prestataires établis aux États-Unis sont couverts par la décision d'adéquation « EU-US Data Privacy Framework » ou, à défaut, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Personne ne reçoit vos fichiers à imprimer et personne ne reçoit vos données bancaires. Seul notre intermédiaire d'expédition reçoit vos coordonnées de livraison, et uniquement lorsque vous choisissez la livraison.
Les durées réellement appliquées :
Nous n'effaçons pas encore automatiquement les comptes restés longtemps sans activité, ni la provenance publicitaire attachée à une ancienne commande. Nous préférons l'écrire que de laisser croire le contraire, et vous pouvez demander la suppression à tout moment.
Base légale : nos obligations légales, comptables et fiscales pour les commandes et les factures ; notre intérêt légitime à pouvoir répondre à la réclamation d'un ayant droit pendant le délai de prescription des actions contractuelles, pour la trace minimale d'une commande d'impression ; l'exécution de votre commande pour le reste.
Les mots de passe sont hachés et jamais stockés en clair. Les clés de nos prestataires sont chiffrées en base. Les notifications de paiement sont vérifiées par signature avant d'être acceptées, et l'accès à une commande demande un jeton.
Le site, la base de données et la messagerie sont hébergés en France, chez o2switch.
Le RGPD vous donne le droit de demander l'accès à vos données et une copie, la correction de ce qui est inexact, l'effacement (sauf ce que la loi nous oblige à garder), la limitation ou l'opposition à un traitement, la portabilité de vos données, et le retrait de votre consentement à tout moment.
Vous corrigez vous-même vos coordonnées depuis « Modifier mes données », et vous vous désabonnez de la lettre d'information depuis votre espace client ou par le lien au bas de chaque envoi. La suppression du compte et l'export des données se demandent par e-mail à administration@xtracopy.com : ils ne sont pas encore automatisés. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be.
Cette page suit ce que fait le site. Chaque modification y est publiée avec sa date.